Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

 

HYYTIÄISTEN SUKUSEURA RY

JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE

 

JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE

 

Hyytiäisten sukuseura ry:n tärkeimpiä tehtäviä ovat kokousten ja sukujuhlien lisäksi sukututkimuksen suorittaminen, suvun vaiheiden ja historian selvittäminen sekä siihen liittyvä julkaisutoiminta. Tätä varten seuralla on jäsenrekisteri, jossa olevien henkilötietojen käsittelyä tämä rekisteriseloste koskee. Tässä rekisteriselosteessa huomioidaan yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14. Hyytiäisten sukuseura ry vastaa rekisterinpitäjänä tietojen käsittelystä.

 

Hyytiäisten sukuseura ry käsittelee jäsentensä henkilötietoja pääasiallisesti jäsenyyden ylläpitoa varten, edunvalvontaan sekä yhdistyslain velvoitteita noudattaakseen. Kunnioitamme jäsenten yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Hyytiäisten sukuseura ry

Tuija Hyytiäinen, yhdistyksen sihteeri

045 - 316 6341
info(@)hyytiaiset.fi

 

Yhdistyksen toiminnasta vastaa hallitus. Hallituksen jäsenten yhteystiedot ovat saatavilla yhdistysrekisterin kautta ja jäsenlehdestä.

 

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

 

  • Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Syntymäaika ja kotipaikka
  • Jäsenlaji, kuten vuosijäsen, ainaisjäsen, kunniajäsen
  • Jäsenyyttä koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot 
  • Tiedot toiminnasta yhdistyksessä, kuten luottamustehtävät

 

Tiedot saadaan pääasiallisesti jäseneltä itseltään. Satunnaisesti tietojen päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten VRK/Väestötietojärjestelmää tai Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että jäsentä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä. 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusja käsittelyperusteet 

 

Henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi:

 

  • jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
  • jäsenetujen tarjoamiseen sekä etujen käytön edistämiseen ja valvontaan
  • jäsenlehden postittamiseen
  • historiikkien laatimiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen
  • laskutukseen ja maksun valvontaan
  • jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen 
  • muihin jäsenen pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

 

 

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

 

  • Lakisäätäinen velvoite: Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Käsittelemme tietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

 

  • Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen,jäsenyyden hoitamiseen ja jäsentoiminnan kehittämiseen, jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Jäsen voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

 

Tietojen säilytysaika 

 

Säilytämme jäsenen tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Jäsen voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

 

Voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin jäsenen henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Jäsenyyden päätyttyä säilytämme historiankirjoituksen kannalta merkitykselliset tiedot.

 

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

 

  • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen:Jäsenellä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Jäsenen pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. 

 

  • Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Jäsen voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka jäsen on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

 

  • Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen:Jäsen voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun jäsen kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

 

  • Suostumuksen peruuttaminen: Jäsen voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen taikka muilla erikseen tarjotuin keinoin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistyslain velvoitteiden noudattamiseksi.

 

  • Valitusoikeus: Jäsenellä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset 

Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille mm. alla esitetyissä tapauksissa:

 

  • Suostumus: Voimme luovuttaa jäsenen tietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi jäsenetuyhteistyökumppanille, mikäli jäsen on antanut siihen erillisen suostumuksensa.

 

  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Esimerkiksi verottajalle luovutetaan jäsenmaksutietoja. 

 

  • Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.

 

  • Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos uskomme, että se on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jäsenrekisterin ylläpidosta vastaa yhdistyksen hallitus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Yhteydenotot

 

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisteriselosteen alussa mainitulle henkilölle.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

 

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi